Verzuimt jouw medewerker? Dan moet je een re-integratiedossier – ook wel verzuimdossier genoemd – bijhouden. In dit dossier bewaar je alle afspraken en formulieren rondom de re-integratie van jouw medewerker. Maar waar moet het dossier allemaal aan voldoen?
In het re-integratiedossier staan alle afspraken, formulieren en documenten die betrekking hebben op het re-integratieproces van een zieke medewerker. Je start met de aanleg van een re-integratiedossier bij het begin van het verzuim. Dit kan direct na de ziekmelding, maar ook enkele weken later. De uiterlijke start met het dossier moet gemaakt zijn bij de probleemanalyse van de bedrijfsarts, 6 weken na het begin van het verzuim.
Het doel van het dossier is vastlegging van het re-integratieproces. Als het proces langer dan 87 weken – ongeveer 1,5 jaar – duurt, dan beoordeelt het UWV het dossier op de wettelijke voorwaarden. Hebben beide partijen zich voldoende ingespannen om tot werkhervatting te komen? Zo ja, dan voert het UWV de WIA-keuring uit. Zo niet? Dan kan het UWV een sanctie opleggen aan de werkgever.
Volgens de privacywet mogen medische gegevens alleen zichtbaar zijn voor patiënt en arts. Daarom mogen er geen medische gegevens worden opgenomen in het re-integratiedossier. Er mag dus nergens naar voren komen wat voor aandoening de medewerker heeft, wat voor soort behandeling er wordt gegeven en wat voor medicatie er wordt voorgeschreven.
Op basis van de AVG mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk wordt geacht. Maar hoe lang is de bewaartermijn voor het re-integratiedossier? Hiervoor worden geen concrete bewaartermijnen genoemd, maar wel raadt de Autoriteit Persoonsgegevens aan om het re-integratiedossier tot ten minste twee jaar naar sluiting te bewaren. Het dossier sluit zodra een WIA-aanvraag is ingediend en daarover een beslissing is genomen door het UWV.
Heb je vragen over het re-integratiedossier of het re-integratieproces? Wij denken graag met je mee. Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag verder!
Of bel:085 – 500 40 65