Waar moet een re-integratiedossier aan voldoen?

Blog

Verzuimt jouw medewerker? Dan moet je een re-integratiedossier – ook wel verzuimdossier genoemd – bijhouden. In dit dossier bewaar je alle afspraken en formulieren rondom de re-integratie van jouw medewerker. Maar waar moet het dossier allemaal aan voldoen?

Het re-integratiedossier

In het re-integratiedossier staan alle afspraken, formulieren en documenten die betrekking hebben op het re-integratieproces van een zieke medewerker. Je start met de aanleg van een re-integratiedossier bij het begin van het verzuim. Dit kan direct na de ziekmelding, maar ook enkele weken later. De uiterlijke start met het dossier moet gemaakt zijn bij de probleemanalyse van de bedrijfsarts, 6 weken na het begin van het verzuim.

UWV

Het doel van het dossier is vastlegging van het re-integratieproces. Als het proces langer dan 87 weken – ongeveer 1,5 jaar – duurt, dan beoordeelt het UWV het dossier op de wettelijke voorwaarden. Hebben beide partijen zich voldoende ingespannen om tot werkhervatting te komen? Zo ja, dan voert het UWV de WIA-keuring uit. Zo niet? Dan kan het UWV een sanctie opleggen aan de werkgever.

Medische gegevens

Volgens de privacywet mogen medische gegevens alleen zichtbaar zijn voor patiënt en arts. Daarom mogen er geen medische gegevens worden opgenomen in het re-integratiedossier. Er mag dus nergens naar voren komen wat voor aandoening de medewerker heeft, wat voor soort behandeling er wordt gegeven en wat voor medicatie er wordt voorgeschreven.

Onderdelen re-integratiedossier

  • Probleemanalyse door de bedrijfsarts en eventuele bijstellingen hierop
  • Verslagen van de bedrijfsarts
  • Plan van Aanpak
  • Eerstejaarsevaluatie
  • Eindevaluatie
  • Periodieke evaluaties
  • Overige documenten:
      • Afspraken op papier tussen jou en je medewerker
      • Gespreksverslagen van het contact met je medewerker
      • Onderlinge e-mails over de re-integratie / werkhervatting
      • Eventuele terugkoppelingen van interventies die zijn ingezet, zoals rapportage arbeidsdeskundig onderzoek of voortgangsrapportages van het ‘spoor 2’-traject.

Tips voor het opstellen van het dossier

  1. Plan van Aanpak
    Stel tussen week 6 en 8 van het verzuim samen met de medewerker een Plan van Aanpak op. In dit plan leg je vast wat jij en jouw medewerker gaan doen om tot herstel te komen. Deze afspraken maken inzichtelijk wat jullie van elkaar verwachten en geven houvast voor de evaluaties.
  2. Vastlegging
    Zorg ervoor dat afspraken tussen jou en de medewerker altijd worden vastgelegd. Onderteken deze of bevestig ze wederzijds per mail. Zo wordt duidelijk dat jullie beiden akkoord hebben gegeven.
  3. Contact
    Voor inzicht in het verloop van het herstel is het handig om regelmatig contact te hebben. Je bent wettelijk verplicht om elkaar ten minste iedere 6 weken te spreken. Leg deze overleggen vast in periodieke evaluaties.
  4. Nieuwe afspraken
    Verandert de situatie van de medewerker? Zorg er dan voor dat er snel nieuwe afspraken worden gemaakt. Dit geeft houvast en overzicht.

Bewaartermijn werkgever

Op basis van de AVG mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk wordt geacht. Maar hoe lang is de bewaartermijn voor het re-integratiedossier? Hiervoor worden geen concrete bewaartermijnen genoemd, maar wel raadt de Autoriteit Persoons­gegevens aan om het re-integratiedossier tot ten minste twee jaar naar sluiting te bewaren. Het dossier sluit zodra een WIA-aanvraag is ingediend en daarover een beslissing is genomen door het UWV.

Heb je vragen over het re-integratiedossier of het re-integratieproces? Wij denken graag met je mee. Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag verder!

Gratis e-book

Rechten en plichten voor organisaties

Waar moet je als werkgever aan voldoen?